Aan de slag met Claire’s Inbox

In deze gids lees je:

1. Hoe je gegevens in Claire’s Inbox krijgt

2. Hoe je items controleert en bevestigt

3. Hoe je je inbox efficiënt beheert

Gegevens toevoegen aan Claire’s Inbox

Als je keuringen worden uitgevoerd via één van onze partners, garanderen wij dat de keuringsgegevens automatisch in je platform terechtkomen.

Werk je met andere keuringsinstanties of -partners, dan kan je er alsnog eenvoudig voor zorgen dat planningsbevestigingen en attesten in Artion worden opgenomen.

Er zijn drie manieren om gegevens toe te voegen.

Optie 1 – Manuele invoer (buiten Claire’s Inbox)

Je kan keuringsgegevens manueel toevoegen aan de juiste keuring in het platform.

Dit geeft je volledige controle, maar vraagt meer tijd.

Lees hier alles over in dit artikel: "Hoe beheer ik zelf een keuring in Artion?"

Optie 2 – Verslagen slepen naar het platform

Je kan attesten uploaden door ze naar de upload zone in Artion te slepen.

Claire zal:

• Het attest lezen

• De relevante gegevens extraheren

• Een nieuw item aanmaken in Claire’s Inbox

• De juiste site, installatie en keuring voorstellen

Je hoeft enkel te controleren en te bevestigen.

Optie 3 – E-mails sturen naar Claire

Je kan e-mails doorsturen of claire@artion.eu in cc zetten bij:

• Bevestigingen van keuringsdatum

• Attesten (via bijlagen)

Claire zal:

• De e-mail en bijlagen lezen

• De informatie verwerken

• Een item aanmaken in Claire’s Inbox

• Je informeren dat de e-mail succesvol werd ontvangen

Ontbreekt er essentiële informatie (bijvoorbeeld sitegegevens of een ondersteunde bijlage), dan brengt Claire je hiervan op de hoogte en legt ze uit wat moet worden aangepast.

Als de e-mail niet gerelateerd is aan planning of attsten, zal Claire dit eveneens melden.

Items controleren in Claire’s Inbox

Elke geüploade file of verwerkte e-mail creëert één item in Claire’s Inbox.

Elk item bevat:

• De oorspronkelijke e-mail en/of geüploade file

• Een samenvatting van Claire’s bevindingen

• Voorgestelde datakoppelingen

Wat stelt Claire voor?

Afhankelijk van het type item stelt Claire onder andere voor:

• Site

• Installatie

• Keuring

• Keuringsdatum

• Score (bij verslagen)

• Bevestigde keuringsdatum (bij planningen)

Claire vult deze waarden vooraf in op basis van de informatie in de e-mail of het verslag.

Hoe verifieer je de gegevens?

Via de uitgebreide weergave kan je:

• Het originele document vergelijken met Claire’s voorstellen

• Waarden eenvoudig controleren

• De voorgestelde koppelingen bevestigen of aanpassen

Is alles correct?

→ Bevestig en sla op.

Moet er iets aangepast worden?

→ Bewerk de voorgestelde waarden vóór je bevestigt.

Je kan ook:

• Extra installaties toevoegen

• Een nieuwe installatie aanmaken als die tijdens de inspectie werd vastgesteld

(Het aanmaken van een installatie gebeurt momenteel manueel. In een latere versie zal Claire ook nieuwe installaties voorstellen.)

Is een item niet relevant?

→ Dan kan je het eenvoudig negeren.

Claire’s Inbox beheren

Om het overzicht te bewaren, kan je gebruikmaken van filters.

Filter op type

Items worden onderverdeeld in:

• Bevestig keuringsdatum

• Nieuw keuringsattest

• Nieuwe upload keuringsattest

• Onbekend

Filter op status

Elk item heeft een status:

• Nieuw – wacht op jouw controle

• Goedgekeurd – opgeslagen in het platform

• Genegeerd – niet verder verwerkt

Met deze filters kan je snel:

• Enkel nieuwe items bekijken

• Reeds verwerkte items raadplegen

• Genegeerde items terugvinden

Wat brengt de toekomst?

Claire’s Inbox wordt continu verder ontwikkeld. In de toekomst worden extra meldingen, aanbevelingen en automatisaties toegevoegd.

Vandaag zorgt Claire’s Inbox ervoor dat:

• Inspectiegegevens in je platform terechtkomen

• De koppeling naar site, installatie en inspectie grotendeels automatisch gebeurt

• Jij de controle behoudt via een laatste verificatie