Démarrer avec Claire’s Inbox

Dans ce guide, vous découvrirez :

• Comment ajouter des données dans Claire’s Inbox

• Comment contrôler et confirmer les éléments

• Comment gérer efficacement votre boîte de réception

Ajouter des données dans Claire’s Inbox

Si vos inspections sont réalisées par l’un de nos partenaires, nous garantissons que les données d’inspection seront automatiquement intégrées dans votre plateforme.

Si vous travaillez avec d’autres organismes ou partenaires d’inspection, vous pouvez néanmoins facilement faire en sorte que les confirmations de planification et les certificats soient intégrés dans Artion.

Il existe trois manières d’ajouter des données.

Option 1 – Encodage manuel (en dehors de Claire’s Inbox)

Vous pouvez ajouter manuellement les données d’inspection à l’inspection correspondante dans la plateforme.

Cela vous donne un contrôle total, mais demande davantage de temps.

Pour en savoir plus, consultez l’article : « Comment gérer moi-même une inspection dans Artion ? »

Option 2 – Glisser-déposer les rapports dans la plateforme

Vous pouvez téléverser des certificats en les glissant dans la zone d’upload d’Artion.

Claire va :

• Lire le certificat

• Extraire les données pertinentes

• Créer un nouvel élément dans Claire’s Inbox

• Proposer le site, l’installation et l’inspection correspondants

Il ne vous reste plus qu’à vérifier et confirmer.

Option 3 – Envoyer des e-mails à Claire

Vous pouvez transférer des e-mails ou mettre claire@artion.eu en copie lors de :

• Confirmations de date d’inspection

• Certificats (en pièce jointe)

Claire va :

• Lire l’e-mail et les pièces jointes

• Traiter les informations

• Créer un élément dans Claire’s Inbox

• Vous informer que l’e-mail a été correctement reçu

S’il manque des informations essentielles (par exemple les données du site ou une pièce jointe prise en charge), Claire vous en informera et expliquera ce qui doit être corrigé.

Si l’e-mail n’est pas lié à une planification ou à un certificat, Claire vous le signalera également.

Contrôler les éléments dans Claire’s Inbox

Chaque fichier téléversé ou e-mail traité crée un élément dans Claire’s Inbox.

Chaque élément contient :

• L’e-mail original et/ou le fichier téléversé

• Un résumé des analyses de Claire

• Des propositions de correspondance des données

Que propose Claire ?

Selon le type d’élément, Claire propose notamment :

• Site

• Installation

• Inspection

• Date d’inspection

• Score (pour les rapports)

• Date d’inspection confirmée (pour les planifications)

Claire préremplit ces valeurs sur base des informations présentes dans l’e-mail ou le rapport.

Comment vérifier les données ?

Via la vue détaillée, vous pouvez :

• Comparer le document original avec les propositions de Claire

• Contrôler facilement les valeurs

• Confirmer ou ajuster les correspondances proposées

Tout est correct ?

→ Confirmez et enregistrez.

Une modification est nécessaire ?

→ Adaptez les valeurs proposées avant de confirmer.

Vous pouvez également :

• Ajouter des installations supplémentaires

• Créer une nouvelle installation si celle-ci a été constatée lors de l’inspection

(La création d’une installation se fait actuellement manuellement. Dans une version ultérieure, Claire pourra également proposer de nouvelles installations.)

Un élément n’est pas pertinent ?

→ Vous pouvez simplement l’ignorer.

Gérer Claire’s Inbox

Pour garder une vue d’ensemble, vous pouvez utiliser des filtres.

Filtrer par type

Les éléments sont classés en :

• Confirmation de date d’inspection

• Nouveau certificat d’inspection

• Nouveau téléversement de certificat

• Inconnu

Filtrer par statut

Chaque élément possède un statut :

• Nouveau – en attente de votre contrôle

• Approuvé – enregistré dans la plateforme

• Ignoré – non traité

Grâce à ces filtres, vous pouvez rapidement :

• Voir uniquement les nouveaux éléments

• Consulter les éléments déjà traités

• Retrouver les éléments ignorés

Et pour l’avenir ?

Claire’s Inbox est en constante évolution. À l’avenir, des notifications supplémentaires, recommandations intelligentes et automatisations seront ajoutées.

Aujourd’hui, Claire’s Inbox permet déjà de :

• Intégrer les données d’inspection dans votre plateforme

• Associer automatiquement le site, l’installation et l’inspection

• Conserver votre contrôle grâce à une vérification finale

Vous gardez ainsi la maîtrise complète de vos données, tout en gagnant du temps.